1.デキるビジネスマンを考える
仕事ができるビジネスマンは通信機器の使い方が上手です。
これは古今東西、成功している人々に共通する事です。
その人が経験によって言わば感覚的にマスターする事もあれば、先輩や本のアドバイスを受けて通信手段を切り替える事もあります。
現代社会には色々なコミュニケーションのツールが用意されました。
手紙やメッセンジャーアプリやEメールや電話、そして訪問をしての会話など、色々な選択肢があります。
特にスマートフォンやパソコンの発展によって選択肢が急に増えました。
営業職の方や企画職の方はクライアントやユーザーとの綿密な意思疎通が肝心です。
社内だけではなく外部の声を積極的に取り入れる事が大事です。
定番のコミュニケーション手段は電話ですが、出来るビジネスマンはあまり使いません。
昭和の頃はそれが最も進んだ連絡用の道具でした。
ところが平成の時代に入り、パソコンやスマートフォンが普及した結果、Eメールやメッセンジャーアプリなどの方法が新しく登場しました。
2.電話はクライアントやユーザーの時間を奪う行為
一見するとリアルタイムで双方が意思疎通を図れる電話の方が、有能な経営者の方々が好みそうに思われます。
しかし、Eメール等と比較すると、実は不便な点があるのです。
例えば、双方がリアルタイムで会話が交わせるのは利点ですが、裏を返せばクライアントやユーザーの時間を頂く事になります。
何かと多忙な現代社会、たとえ数分の会話だったとしても、貴重なスケジュールの余白を頂く事には変わりなく、ビジネスの打ち合わせであれば、たとえ実際は数分のコミュニケーションでも、クライアントやユーザーからするとそれに向けて多くの準備を重ねていたりします。
電話の良いところは相手の感情が伝わる事、リアルタイムで言いたい事や聞きたい事をやり取りできる点です。
その反面、文字に残る手段ではありません。
ビジネスの打ち合わせの場合、感覚的に話す事が逆に裏目に出る事も多々あります。
自分では曖昧な返事をしたつもりが、相手の中では決定した事柄だと解釈される事があり、電話での打ち合わせが原因でトラブルに発展した事例は珍しくありません。
3.電話はヒューマンエラーが起きやすい
更にヒューマンエラーが起きやすいのも気になるポイントです。
例えば「七時にホテルのカフェで落ち合いましょう」といった言葉でアポイントメントを取ったとします。
伝えた側は夜の七時だとハッキリと言ったつもりでも、日本語の難点である「ナナ」と「イチ」の発音と聞き取りがややこしい事があり、聞く側は「昼の13時にカフェに行けばよいのか」と解釈され、やはり大きなトラブルに発展します。
漫画の様な話ですが、案外多いヒューマンエラーです。
Eメールの利点は双方の都合が良いタイミングで執筆出来る、開封が出来る点です。
時間的に物理的に拘束される事がありません。
スケジュールの合間を縫って、スマートフォンやパソコンの受信箱やアプリを見れば良いだけです。
届いた物はすぐに返信する事ができ、通話が出来ない移動中の環境でも、Eメールならテキストだけですので気兼ねなく返事が出せます。
4.Eメールは会話では伝えにくい事柄を伝えることができる
Eメールの長所は文章でやり取りが出来る点です。
重要なアポイントメントの事も、数字と文章で意思疎通が図れるので日時や時間の勘違いは起きません。
会話では伝えにくい事柄も文書なら伝えられますし、URLを貼り付けたり、図画や資料を添付して、より具体的なコミュニケーションがスマートに交わせます。
もちろん有能な経営者の方々も、電話を全然利用しないわけではありません。
しかし利用頻度は低く、使うのは本当に緊急性が高い案件に限られます。
普段の連絡はパソコンやスマートフォンで淡々と済ませ、可及的速やかに変更したり解決すべき案件は通話をする、そういったメリハリをつける使い分けをしているのです。
